Dagens tips är nummer två i serien om mötesledartips
Dagens mötesledartips handlar om den så viktiga tiden. Som mötesledare bör du planera dagordningen väl och skicka ut den i hyfsat god tid. Vad som är hyfsat god tid beror naturligtvis på typen av möten och är något man kan diskutera med mötesdeltagarna. Ange helst också vid varje punkt vilken typ av ärende det är, tex beslut, information, problemlösning etc. Beräkna tid för varje punkt och se till att viktiga punkter inte ligger bland de sista ifall du misslyckas med att tidsstyra mötet. Du kan också tänka lite på när det brukar vara mest fokus och energi i mötet och lägga viktiga punkter där. Brukar det vara i början, mitten eller slutet på era möten.
Försök styra under mötet så att den tid ni ägnar åt varje punkt inte avviker alltför mycket från din planering. Du kan gärna säga att du avsatt en viss tid och att det är dags att avrunda punkten, när tiden börjar rinna ut. En del mötesdeltagare uppskattar att man talar om redan vid inledning av en punkt, hur lång tid man avsatt till denna.
Att gå från ett möte där man hunnit med alla dagordningens punkter känns tillfredsställande för alla. Medan det däremot kvarstår en frustration när man inser att man missat flera punkter. I synnerhet om detta händer möte efter möte. Det är viktigt att få människor att känna att de gjort ett bra jobb under mötet. Då kommer de med glädje och energi till nästa möte.
Detta finns naturligtvis med i den checklista för mötesledare som jag brukar dela ut på min utbildning i mötesteknik