Dagens mötesledartips är nummer tre av fem och handlar om kommunikationsklimatet på mötet.
Under mötet är det viktigt att alla känner sig sedda av dig. Möt allas blickar några gånger under mötet. Var uppmärksam när någon vill göra ett inlägg och se till att du ger ordet i rättvis turordning. Om du är duktig på detta så kan du få en mötesdisciplin som alla respekterar. Då slipper ni prata i mun på varandra. Ni riskerar inte heller
att någon ger upp och resignerar, eftersom de hela tiden blir överröstade.
Om man vill att kommunikationsklimatet ska vara bra så kan några få spelregler ha stor betydelse som tex:
- att komma överens på mötet om hur man ska markera att man vill ha ordet
- att bestämma om det är Ok eller inte att bara hoppa in i diskussionen, utan att be om ordet. Hur formell man behöver vara beror naturligtvis på typen av möte. Men det kan också behöva styras upp utifrån vilka personligheter som finns där, tysta och disciplinerade eller spontana och pratsamma
- att inte viska med någon annan under tiden som någon gör ett inlägg
- att inte vara sarkastisk mot varandra
Se till att du stödjer de som sällan yttrar sig och låt ingen avbryta dem. Det räcker med att säga. – ”Nu lyssnar vi först färdigt på vad NN har att säga”, om någon annan hoppar in. Vänd sen tydligt hela ditt fokus mot den personen tills hen är färdig. De ”tysta” som funderat rejält före sitt inlägg har ofta något värdefullt att komma med. Något som kanske ingen annan tagit i beaktande.
Se till att du skapar trygghet i gruppen och tillåt gärna humor. Ett gott skratt kan lätta upp många tuffa diskussioner. Prestige är ofta förödande för tryggheten och även för kreativiteten i gruppen, så försök själv att vara prestigelös.
Kommunikation är svårt men ett spännande ämne som jag gärna berättar mer om.
Nästa tips kommer på fredag