Är #e-post en #stressfaktor på jobbet eller gör den all kommunikation så mycket effektivare?
På veckans kommunikationskurs framfördes tankar att man borde kunna hantera #e-post på arbetsplatser på ett effektivare sätt. Jag höll med och förordar precis som jag gör inom mötesteknik att man ska fastställa spelregler i ett arbetsgäng, en styrelse, eller projektgrupp för hur dessa ska hanteras. Om alla gör på olika sätt och förväntar sig olika saker så blir det ju kaos.
I dagens blogg tänkte jag presentera ett par olika problem och tycker det vore kul om vi fick igång en diskussion med förslag på olika lösningar på dessa problem. Eller om någon vill berätta om andra problem som e-post kan förorsaka.
- Problem ett Vidarebefordrar din arbetsledare eller någon av dina kolleger alla mail för att skydda sig från kritik att hen inte informerat. Det är nog inte ovanligt och resulterar i att när du öppnar din inbox så finns det ett antal fullmatade mail som du inte vet om du behöver läsa eller har någon nytta av. Du blir trött bara av att se dem. Detta får dig troligen att hoppa över de flesta samtidigt som du kanske inte vågar slänga dem. De bara ligger kvar och skvalpar i inboxen och ökar på ditt dåliga samvete för att du inte hinner med allt. Fenomenet beror troligen på att den som skickat vidare mailen också är överbelastad och inte har tid och möjlighet att sortera ordentligt eller göra korta sammanfattning och skicka till berörda personer. Hur tar man tag i det? Är det någon som lyckats förändra en sådan situation?
- Problem två Någon skickar ett mail med en fråga till flera personer. Hur vill de att man ska svara? Vissa trycker alltid på ”svara alla” knappen vilket kan belasta en massa människor med totalt ointressant information. Vissa trycker aldrig på ”svara alla” utan svarar bara till den som frågat. Då ålägger det kanske denna person att vidarebefordra all information som kommer in, vilket kan bli ytterligare ett arbetsbelastande moment. Mitt förslag är att man avslutar sitt mail med ett förtydligande: Svara till alla eller svara bara till mig. Är det någon som har andra förslag
- Problem tre När man tex driver ett projekt behövs det oftast ta snabba beslut och då har man inte tid att sitta och vänta på någon som kanske bara läser mailen varannan dag. Man vill kanske inte heller belasta alla dagligen med mail som ska läsas. Detta har jag löst med att koda mailen i ärenderutan. Tex:
SVARA- (själva ärendet) Detta är då något som jag behöver ha svar från alla om tex Extra möte insatt i morgon kommer du
BESLUT- (själva ärendet) här har man tex 48 timmar på sig om man vill vara med och påverka beslutet.
ÅTGÄRD- (själva ärendet tex boka lokal), skickas bara till den som ska utföra något praktiskt.
FÖR KÄNNEDOM- ett sådant mail kan man läsa när man har tid.
Denna kodning tror jag även kan fungera i ett arbetsgäng. Sen kan man naturligtvis lägga till branschspecifika koder. Vad tror ni? Är det någon som har förslag på annan kodning?
- Problem fyra Otydlig kommunikation
Jag skickar aldrig någonsin ett mail utan att läsa igenom det när jag skrivit klart. Mest idealiskt är om man kan lämna det en stund och komma tillbaka. För då ser man allt man missat att skriva. På grund av att det var självklart för mig just när jag skrev och var fokuserad på detta ämne. Den som får mailet ska förstå vad den förmodas, göra, känna eller veta efter att ha läst. Tonen i mailet kan också uppfattas som för hård, här kan man ju inte lindra budskapet med ett mjukt tonfall. Ordet SKA kan tex uppfattas som onödigt hårt och kan omformuleras med orden, bör, borde, vore bra om osv. Om det inte tvunget är ett SKALL krav
Jag ser med spänning fram emot kommentarer kring hur det fungerar i just din situation
Personligen är jag mycket förtjust i e-post men ser att ungdomar lämnar det allt mer som verktyg för privat kommunikation. Som marknadsförare ser jag också att det hänt en hel del de sista åren med hur man läser mail. Men som arbetsredskap tycker jag att det är bra. Även om jag kan tycka det är fånigt med de som skickar mail till någon som sitter i rummet bredvid. ”Mötas bör man annars dör man”